Di bab ini, kamu akan belajar cara membuat dokumen sederhana menggunakan Microsoft Excel. Kamu akan menggunakan ikon-ikon yang sudah kamu pelajari sebelumnya. Pelajari bab ini dengan baik agar kamu bisa menyajikan dan mengolah data dengan lebih mudah.
Microsoft Excel adalah program yang termasuk dalam Microsoft Office, yang dibuat oleh Microsoft Corporation. Excel digunakan untuk menyajikan data dalam bentuk tabel atau grafik, serta untuk mengolah dan menganalisis data.
Sebelumnya, kamu sudah belajar cara membuka Microsoft Excel. Ada beberapa cara, seperti melalui tombol Start > All Programs > Microsoft Office > Microsoft Excel, dari shortcut di desktop (jika ada), atau dari Windows Explorer. Setelah kamu membuka Excel, akan muncul jendela Microsoft Excel.
Membuat Workbook Baru
Ketika kamu membuka Microsoft Excel, biasanya sudah ada satu workbook baru yang terbuka. Jika workbook tidak terbuka atau sudah tidak digunakan, kamu bisa membuat workbook baru. Ada beberapa cara untuk melakukannya, yaitu dengan memilih menu File > New atau dengan mengklik ikon New di menu bar. Setelah itu, workbook baru akan muncul.
Di bawah workbook, kamu akan melihat beberapa worksheet yang terbuka. Jika kamu membutuhkan lebih banyak worksheet, kamu bisa menambahkannya dengan memilih Insert di menu, lalu klik Worksheet.
Bekerja dengan Sel
Sel adalah tempat di mana kamu bisa memasukkan data. Sel terbentuk dari perpotongan antara kolom dan baris. Misalnya, sel yang terletak di kolom A dan baris 1 disebut sel A1. Kumpulan beberapa sel disebut range.
Ada empat jenis data yang bisa kamu masukkan ke dalam sel di Microsoft Excel:
Data Teks (Label): Ini adalah kumpulan huruf. Kamu bisa memasukkan angka, tetapi harus diawali dengan tanda petik (misalnya, ‘45). Karakter yang bisa dimasukkan antara lain huruf, angka, simbol, dan spasi.
Data Angka (Value): Ini termasuk bilangan bulat (misalnya, 1001), bilangan desimal (misalnya, 0,35), dan bilangan negatif (misalnya, -12).
Data Waktu (Time): Contoh data waktu adalah 07:30 atau 15:00.
Data Tanggal (Date): Format yang bisa digunakan untuk tanggal antara lain Feb 16, 2009 atau 2/16/2009.
Setelah kamu mengetahui jenis-jenis data, kamu bisa mulai memasukkan data ke dalam sel. Ada dua cara untuk melakukannya: pertama, sorot sel yang ingin diisi dan ketikkan data langsung di sel tersebut; kedua, sorot sel dan ketikkan data di Formula bar. Data yang kamu masukkan akan terlihat di sel dan di Formula bar.
Jika data yang kamu masukkan lebih besar dari ukuran sel, data tersebut akan terpotong. Kamu bisa mengatur lebar dan tinggi sel melalui menu Format. Untuk mengubah format data di sel, pilih Format > Cells, lalu pilih Alignment dan atur sesuai kebutuhan.
Mengedit Data Sel
Data yang sudah dimasukkan ke dalam sel bisa diedit. Kamu bisa mengubah, menghapus, menyalin, atau memindahkan data.
Mengubah Data: Jika kamu salah memasukkan data, sorot data yang ingin diubah dan ketikkan data yang benar.
Menghapus Data: Jika tidak membutuhkan data di sel, blok sel tersebut dan pilih Edit > Delete.
Jangan lupa untuk menyimpan dokumen yang sudah kamu buat agar tidak hilang dan bisa dibuka lagi di lain waktu. Ada beberapa cara untuk menyimpan dokumen di media penyimpanan.
Menyimpan Dokumen di Microsoft Excel
Setelah kamu selesai membuat dan mengedit dokumen di Microsoft Excel, penting untuk menyimpan pekerjaanmu agar tidak hilang. Berikut adalah beberapa cara untuk menyimpan dokumen:
Menyimpan Pertama Kali: Jika ini adalah pertama kalinya kamu menyimpan dokumen, kamu bisa klik menu File, lalu pilih Save As. Di sini, kamu bisa memilih lokasi di mana kamu ingin menyimpan file, memberi nama file, dan memilih format file (biasanya .xlsx untuk Excel). Setelah itu, klik tombol Save.
Menyimpan Perubahan: Jika kamu sudah menyimpan dokumen sebelumnya dan hanya ingin menyimpan perubahan yang telah kamu buat, kamu bisa klik ikon Save di toolbar atau tekan tombol Ctrl + S di keyboard. Ini akan menyimpan semua perubahan tanpa membuka jendela Save As.
Menyimpan dengan Nama Berbeda: Jika kamu ingin menyimpan dokumen dengan nama yang berbeda atau di lokasi yang berbeda, kamu bisa menggunakan opsi Save As. Ini berguna jika kamu ingin membuat versi baru dari dokumen yang sudah ada.
Menyimpan ke Cloud: Jika kamu menggunakan Microsoft 365, kamu juga bisa menyimpan dokumen langsung ke OneDrive. Ini memungkinkan kamu mengakses dokumen dari perangkat lain dan berbagi dengan teman atau rekan kerja. Pilih opsi “Save to OneDrive” saat menyimpan.
Menyimpan Sebagai PDF: Jika kamu ingin membagikan dokumen dalam format yang tidak bisa diedit, kamu bisa menyimpannya sebagai PDF. Pilih File > Save As, lalu pilih PDF dari daftar format yang tersedia.
Menutup Workbook
Setelah selesai bekerja, kamu bisa menutup workbook dengan cara klik menu File dan pilih Close. Jika ada perubahan yang belum disimpan, Excel akan menanyakan apakah kamu ingin menyimpan perubahan tersebut. Pastikan untuk menyimpan semua pekerjaanmu sebelum menutup.
Membuka Kembali Workbook
Jika kamu ingin membuka kembali workbook yang sudah disimpan, kamu bisa klik menu File, lalu pilih Open. Di sini, kamu bisa mencari file yang ingin dibuka di lokasi penyimpanan yang kamu pilih sebelumnya. Kamu juga bisa membuka file terakhir yang kamu kerjakan dari daftar Recent Documents.
Kesimpulan
Dengan memahami cara menggunakan Microsoft Excel, kamu bisa lebih mudah dalam menyajikan dan mengolah data. Ingatlah untuk selalu menyimpan pekerjaanmu agar tidak hilang. Teruslah berlatih agar kamu semakin mahir dalam menggunakan Excel.